死亡證申請前，先分清表格18、死亡登記及核證副本三個環節；把文件和辦事處分開處理，可減少家屬來回補件。
死亡證申請前，先分清三種文件
家屬常把所有文件統稱死亡證，但來源和用途並不相同。先記下文件名稱，再按個案通知確認下一步。
自然死亡個案中，註冊醫生會按情況簽發表格18供死亡登記使用；它不等同登記後的核證副本。
- 表格18：由註冊醫生簽發的死亡原因醫學證明書，供符合情況的死亡登記使用。
- 死亡登記：由入境事務處按所需資料登記死亡紀錄，完成後才進入其後文件安排。
- 死亡證副本：通常指死亡登記紀錄的核證副本，應按收件機構要求申請及保管。
- BDR41與BDR62：分別為翻查紀錄及申請核證副本的表格，適用情況以官方說明為準。
官方文件與辦事處總表
同一文件不一定在同一地點取得。下表分開列明文件、部門和辦理地點，家屬可先圈出正處理的一行。
出發前按入境事務處最新資料或個案通知核對。
| 文件名稱 | 負責部門 | 辦理地點 | 副本用途 |
|---|---|---|---|
| 死亡原因醫學證明書表格18 | 簽發醫生或院方 | 按醫生或院方指示領取 | 供死亡登記使用，並非核證副本。 |
| 死亡登記 | 入境事務處 | 指定死亡登記處或合資格網上服務 | 建立正式死亡登記紀錄。 |
| 翻查死亡登記紀錄申請 BDR41 | 入境事務處 | 生死登記總處或指定服務點 | 用於按官方程序翻查紀錄。 |
| 死亡登記紀錄核證副本申請 BDR62 | 入境事務處 | 生死登記總處或指定服務點 | 按收件機構要求作其後事務證明。 |
死亡登記的14日重點：先確認誰可遞交
一般自然死亡的死亡登記，相關親屬或知情人士應在死亡後14日內辦理。家屬可指定一位遞交人和一位備份聯絡人。
仍在等候警方、死因裁判官或其他部門通知時，不應硬套一般程序；先記下個案資料和回覆時間。
- 核對個案類別：確認手上是否已有表格18，或是否正等候其他部門通知。
- 指定遞交人：由一人保管正本、負責提問和接收回覆，避免同一文件由多人分別提交。
- 整理基本資料：把先人身分證明文件、申請人身分證明文件及表格名稱列在同一頁。
- 預留補件空間：未確定的欄位先向辦事處核實，不以家人記憶猜填。
坊間常把辦理處稱作生死註冊處，本港官方服務名稱會按地點分為死亡登記處及生死登記總處。死亡登記資料以入境事務處最新公布為準。
由哪一個辦事處處理，取決於文件而非住址
先問文件而非距離。死亡登記處、生死登記總處及網上服務各有範圍，不能只按住址決定。
出發前寫下文件名稱、正本要求及問題；補件時只更新同一張清單。
- 查詢時先說文件名稱：例如表格18、BDR41或BDR62，避免只說死亡證。
- 問清楚是否接受網上辦理：資格會因個案而異，不要以他人經驗作保證。
- 把正本與影印本分袋：在袋面寫上文件名稱，交收後立即核對已取回的正本。
- 記下答覆日期：日後向銀行、保險或其他機構補交資料時，可回看同一份紀錄。
把死亡證副本按需要分配，不必一次過猜數量
副本數量由收件機構決定。先列出已確定需要的機構，再保留待查欄位。
例如黃先生把表格18、死亡登記和副本需求分成三欄；姐姐保存原件，他只向已提出要求的機構交副本，未確定項目標示待查。
可列印：死亡登記文件核對清單
- □ 已記下現有文件的正式名稱和來源。
- □ 已指定一位遞交人及一位備份聯絡人。
- □ 已分開保管正本、影印本及待補文件。
- □ 已列出目前確定需要副本的收件機構。
- □ 已記下辦事處或網上服務給出的下一步指示。
火化表格的用途另有程序，請參閱火葬預約；龕位申請文件亦應按獨立規則處理，請參閱骨灰龕位申請。
如需先掌握離世初期的先後次序，可回看親人離世流程。
常見問題
下列答覆只說明文件先後。個案資格、文件和辦理方式以入境事務處及相關部門通知為準。
文件或正本要求不清楚時，先詢問主管部門。
死亡原因醫學證明書是否就是死亡證？
不是。表格18是醫生就死亡原因簽發的醫學證明文件；死亡登記完成後的死亡登記紀錄核證副本，才是後續機構可能要求的文件。
死亡證申請是否每位親屬都要辦？
通常可由家屬指定一位主要處理人統一保管和申請，再按收件機構的實際要求分配副本；個別資格及授權要求應向入境事務處確認。
未收到其他部門通知，可否先完成死亡登記？
不應自行假定程序已可進行。若個案涉及警方、死因裁判官或其他跟進，應先按通知了解下一步。
副本應該申請多少份？
先向已確定需要文件的機構查詢，再決定數量。保留一份需求紀錄，可避免重覆申請或遺失正本。
需要把死亡登記與其後安排分開整理？可致電添發殯儀8209 9774，先說明你已收到的通知；我們可按個案協助把服務清單與待確認文件分開列出。